Privacy Beleid voor onze incassoactiviteiten

Bij Alektum Group respecteren wij de privacy van alle personen met wie wij in contact komen en wiens persoonsgegevens wij verwerken.  In dit Privacy Beleid leest u meer over hoe wij persoonsgegevens verwerken.

Contact gegevens:

Heeft u vragen over onze verwerking van uw persoonsgegevens of wilt u één van uw rechten uitoefenen? Neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) en onze dienst Privacy via volgend email adres: privacy@alektumgroup.nl

1. Waarom dit Privacy Beleid?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679, beter bekend als “GDPR” of “AVG”, heeft tot doel de fundamentele rechten en vrijheden van natuurlijke personen te beschermen – in het bijzonder hun recht op bescherming van persoonsgegevens – en bevat bepalingen met betrekking tot het vrije verkeer van persoonsgegevens. Dit Privacy Beleid informeert u over hoe we uw persoonsgegevens beschermen, verwerken en hoe we uw rechten beschermen in overeenstemming met de AVG.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens?

Alektum BV34256168 (hierna genoemd: Alektum) kan, afhankelijk van het proces twee rollen opnemen: verwerker en verwerkingsverantwoordelijke.

Alektum is verwerker indien wij in opdracht en volgens de instructies van een schuldeiser/een klant handelingen uitvoeren binnen het interne aanmaanproces van deze schuldeiser/klant.

Alektum neemt de rol van verwerkingsverantwoordelijke op wanneer wij in eigen naam de vordering proberen te incasseren nadat een klant de schuld aan ons heeft overgedragen.  Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens gedurende de gehele looptijd van uw dossier, ongeacht of wij de opdracht in eigen naam (na aankoop van de vorderingen) of in opdracht van één van onze klanten uitvoeren.

3. Algemene verwerking van de persoonsgegevens

3.1.     Alektum als verwerker

Alektum stuurt voor sommige klanten schriftelijke betalingsherinneringen of contacteert u telefonisch in naam van de klant zelf. In dit geval is er sprake van incassohandelingen en hebben we nog geen dossier op uw naam opgestart op onze studie waardoor we uw persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de instructies van onze klant verwerken.

Zoals hierboven vermeld, treden wij in dit geval op als verwerker. Met andere woorden, onze klant (de partij die vermeld staat als schuldeiser op de aan u verzonden betalingsherinnering) is de verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij voeren onze opdracht uit op basis van de door onze klant gekozen rechtsgronden.

Als u meer wilt weten over welke persoonsgegevens en hoe deze worden verwerkt – bijvoorbeeld de doeleinden waarvoor de verwerking wordt uitgevoerd of uw rechten – neemt u contact op met onze klant (uw schuldeiser en contractpartij). De contactgegevens van deze partij vindt u terug in de overeenkomst of op de originele factuur die u heeft ontvangen.

3.2.   Alektum als verwerkingsverantwoordelijke

Wanneer u een ingebrekestelling van ons ontvangt, betekent dit dat wij als incassokantoor contact met u opnemen om een openstaande vordering te innen. Dit omvat het versturen van schriftelijke aanmaningen (bijv. per brief, e-mail of sms), verwerken van afbetalingsregelingen, beheren van betalingen, communicatie met u als debiteur of uw gemachtigde, contact met overheidsinstanties en het nemen van maatregelen zoals gerechtelijke procedures en tenuitvoerlegging.

Als verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens, baseren wij deze verwerking op ons gerechtvaardigd belang volgens artikel 6.1 (f) AVG. Wij streven ernaar bij te dragen aan een functionele betalingsstroom en willen overmatige schuldenlast en juridische procedures voorkomen.

3.3.   Wat is een invorderingstraject?

Om het invorderingstraject en daarmee ook onze verwerking van persoonsgegevens inzichtelijker te maken, vindt u hieronder een beschrijving.

3.3.1.         Dossier import

Bij de opstart van uw dossier ontvangen wij informatie over u als debiteur die nodig is om de betaling van een openstaande schuld te kunnen invorderen.

Wij ontvangen de volgende informatie: naam, geboortedatum, contact- en adresgegevens, informatie over de onbetaalde schuld, omstandigheden rond de aankoop, de factuur die de basis vormt voor de schuld en details van eventuele betaalafspraken/afbetalingsplannen of betwistingen.

Indien u optreedt als vertegenwoordiger van een debiteur, bijvoorbeeld in de hoedanigheid van curator of bewindvoerder, worden ook uw gegevens verwerkt, zoals uw naam, uw contact- en adresgegevens evenals details van de feitelijke curatele.

Indien u hoofdelijk aansprakelijk bent voor een debiteur, bijvoorbeeld in de hoedanigheid van vennoot of borg, verwerken wij van u dezelfde gegevens als van de debiteur, evenals gegevens over de daadwerkelijke borgstelling. Alle verwerking van de in deze alinea beschreven persoonsgegevens is gebaseerd op de rechtsgrond van gerechtvaardigd belang, in overeenstemming met artikel 6.1 (f) AVG.

3.3.2.       Eerste aanmaning en verdere invorderingsmaatregelen

U ontvangt een ingebrekestelling van Alektum. In het kader van deze aanmaning verwerken wij uw naam, adres – en contactgegevens en details van de vordering. Als de schuld na de in de eerste aanmaning genoemde betalingstermijn onbetaald blijft of zonder enige reactie blijft, nemen wij verdere invorderingsmaatregelen. Wij nemen contact op met u via diverse communicatiekanalen (bijvoorbeeld via telefoon, brief, e-mail of sms). Uw gegevens die in dit stadium worden verwerkt, zijn dezelfde gegevens zoals beschreven in paragraaf 3.3.1.

Opname van telefoongesprekken

Als we telefonisch contact met u hebben, wordt het gesprek opgenomen voor kwaliteits- en trainingsdoeleinden. Telefoongesprekken worden maximaal zestig (60) dagen bewaard en kunnen alleen beluisterd worden door geautoriseerd personeel. De verwerking van de persoonsgegevens in deze context is gebaseerd, in overeenstemming met artikel 6.1 (f) AVG, op ons gerechtvaardigd belang om de kwaliteit van ons werk en onze diensten te kunnen waarborgen en ons personeel op te leiden.

Derde partijen

Als we een derde partij inschakelen in ons proces, delen we de details van uw dossier en uw persoonsgegevens met deze derde partij. Wanneer uw dossier wordt overgedragen, kan de derde partij verwerkingsverantwoordelijke of verwerker zijn van uw persoonsgegevens. Wenst u meer informatie over hoe uw persoonsgegevens bij hen worden verwerkt, dan neemt u best contact op met de derde partij. Voorbeelden hiervan zijn externe dienstverleners tot printen en verzending van brieven, dataverrijking tot het up-to-date houden van uw contactgegevens etc…

Opdat uw gegevens in de loop van het invorderingstraject correct blijven, kunnen wij ons, in geval van twijfel, beroepen op de persoonsgegevens die wij online kunnen vinden. De verwerking van de persoonsgegevens die wij op het internet terugvinden, is gebaseerd op artikel 6.1 (f) AVG op ons gerechtvaardigd belang om juiste gegevens te bezitten en deze ook te actualiseren indien nodig (zie ook artikel 5.1 AVG).

Gepaste incassomaatregelen

Om ervoor te zorgen dat we geen onnodige of buitensporige ingrijpende te schuldinvorderingsmaatregelen te nemen, moeten we voor elk individueel dossier kunnen beoordelen welke maatregelen het meeste geschikt zijn. Om deze beoordeling uit te voeren, kunnen we onder andere gegevens verwerken over uw financiële situatie, levensomstandigheden, andere schulden en relevante processen, zoals loonbeslag.  Daarom verzamelen we relevante financiële informatie van ondernemingen die klanteninformatie leveren omtrent de krediet- en betalingsrisico’s, d.w.z. externe partijen en dienstverleners die jouw persoonsgegevens verwerken om ons van relevante informatie te kunnen voorzien.

Op basis van de verzamelde gegevens nemen wij vervolgens beslissing over bijvoorbeeld het type aanmaningen dat moet worden verstuurd en het al dan niet ondernemen van gerechtelijke stappen.

Beslissingen over het type aanmaning of juridische stappen worden soms geautomatiseerd genomen op basis van vooraf bepaalde variabelen, zonder significante juridische gevolgen voor u, volgens artikel 22 AVG.

Het doel van deze geautomatiseerde processen, die deel uitmaken van de incassoprocedure en dus een natuurlijk onderdeel zijn van de uitvoering van het incassoproces, is om de minst ingrijpende incassomaatregel te bepalen.

3.3.3.        Tevredenheidsenquêtes

Om het niveau en de kwaliteit van onze service te verbeteren, voeren we periodiek klanttevredenheidsonderzoeken uit waarbij u, na een telefoongesprek met ons, een bericht ontvangt met daarin een link naar een tevredenheidsenquête. De antwoorden die u geeft bij het invullen van de tevredenheidsenquête zijn anoniem: er worden geen persoonsgegevens verwerkt via uw antwoorden. We moeten echter wel uw telefoonnummer verwerken om u de sms (of het bericht) met de link naar de enquête te kunnen versturen. Bij dit proces handelen wij in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke en onze verwerking van de gegevens is gebaseerd op de wettelijke grond van ons gerechtvaardigd belang om het niveau en de kwaliteit van onze diensten te kunnen verbeteren, in overeenstemming met artikel 6.1 (f) van AVG.

3.3.4.        Schuldinvordering in het buitenland

Als blijkt dat u in een ander land woont of naar een ander land verhuisde, kunnen wij een buitenlands incassokantoor inschakelen. Uw persoonsgegevens en het incassodossier worden dan gedeeld met het dit kantoor. Wanneer wij het dossier hebben overgedragen, handelt dit kantoor ook als verwerkingsverantwoordelijke inzake hun verwerking. Wilt u meer weten over hoe uw persoonsgegevens door hen worden verwerkt, kan u contact opnemen met dit kantoor. Onze verwerking, en de doorgifte als zodanig, vindt plaats in het kader van ons oorspronkelijke doel om een onbetaalde schuld te innen en op de wettige gronden van algemeen belang in overeenstemming met artikel 6.1 (e) AVG.

3.3.5.        Het opstarten van de gerechtelijke procedure

Met het opstarten van de gerechtelijke procedure bedoelen we dat uw dossier wordt overgedragen aan een gerechtsdeurwaarder tot invordering via de rechtbank. Deze overdracht van persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang, in overeenstemming met artikel 6.1 (f) AVG. We willen u er ook op wijzen dat professionele dienstverleners (bijvoorbeeld de advocaat en de gerechtsdeurwaarder) de verantwoordelijke zijn voor de verwerking van persoonsgegevens binnen hun eigen gegevensverwerkingsprocessen. Indien u vragen hebt over de verwerking van de persoonsgegevens in deze fase van de invordering, dient u rechtstreeks contact op te nemen met het gerechtsdeurwaarderskantoor.

3.3.6.       Verwerking van bijzondere persoonsgegevens

Hoewel we de verwerking van bijzondere persoonsgegevens zoveel mogelijk beperken, kan het soms nodig zijn om deze te verwerken, zoals bij gegevens over bewindvoering of gezondheidsinformatie die u ons hebt meegedeeld bij het betwisten van een claim. In dergelijke gevallen baseren we onze verwerking op artikel 9.2 (f) AVG, omdat deze noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische claims. Daarnaast kan de verwerking noodzakelijk zijn om redenen van zwaarwegend algemeen belang op basis van nationale wetgeving, zoals bepaald in artikel 9.2 (g) AVG. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de verwerking van gegevens over bewindvoering/curatele, waarbij we alleen met de curator of bewindvoerder mogen communiceren volgens de toepasselijke wetgeving en algemeen aanvaarde schuldinvorderingspraktijken.

4. Verwerking in geval van aankoop van schulden

4.1.    Verwerking van persoonsgegevens in verband met portefeuilleanalyse

Zoals hierboven al vermeld, voeren we incassohandelingen uit in gevallen waarin we schulden incasseren voor rekening van onze klanten maar ook voor eigen rekening omdat we openstaande schulden aankopen (cessie).

Voorafgaand aan een cessie analyseren we elke individuele schuldenportefeuille. De persoonsgegevens (naam en het adres van de debiteuren, de facturatiegegevens en overige informatie over de schulden) die verwerkt worden voor de analyse van de schuldportefeuilles worden verstrekt door de verkoper van de portefeuille (meestal de oorspronkelijk schuldeiser). Het doel voor de verwerking is het waarderen van de schuldportefeuille en het financieel risico van de aankoop te beperken. De verwerking van persoonsgegevens in deze context is, in overeenstemming met artikel 6.1 (f) AVG, gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang tot een voorbereiden van mogelijke zakelijke transactie (cessie) en bescherming van de financiële belangen van Alektum (vaststellen van een correcte koopprijs).

4.2.  Overdracht van persoonsgegevens aan de oorspronkelijke schuldeiser

Na een cessie is het mogelijk dat we uw persoonsgegevens (onder meer uw naam, openstaande schuld of details van uw betalingen) met betrekking tot uw schuld delen met de oorspronkelijke schuldeiser.

Het doel van deze overdracht van persoonsgegevens is om de oorspronkelijke schuldeiser te informeren of de schuld nog steeds openstaat of niet. De verwerking van de persoonsgegevens is in dit geval in overeenstemming met artikel 6.1 (f) AVG, gerechtvaardigd belang.

Naast het belang (voor ons en voor de oorspronkelijke schuldeiser) om financiële verliezen te beperken en vrije concurrentie speelt ook het gerechtvaardigd belang waarbij we zoveel mogelijk proberen om een overmatige schuldenlast in de samenleving te voorkomen. Zo kan de oorspronkelijk schuldeiser weigeren om toekomstige aankopen goed te keuren zolang eerdere schulden onbetaald blijven, wat in een breder perspectief als positief kan worden beschouwd in termen van het beperken van zowel individuele overmatige schuldenlast als het algemene niveau van overmatige schuldenlast in de samenleving. Om dit doel te bereiken is het noodzakelijk dat de oorspronkelijke schuldeiser informatie ontvangt over het feit of een schuld die door ons is gekocht nog openstaat of niet.

5. Werkt u voor één van onze klanten, onderaannemers of samenwerkingspartners of voor een overheidsinstantie?

We verwerken uw persoonlijke gegevens als u de contactpersoon en/of partner bent bij een van onze klanten, of als u de contactpersoon bent van een potentiële klant. Hierbij verwerken we uw naam, telefoonnummer, functie en eventuele notities van vergaderingen.

Deze gegevens worden gebruikt om het contact te beheren en voor de uitvoering van eventuele overeenkomsten, gebaseerd op artikel 6.1 (b) AVG. Daarnaast verwerken we uw gegevens voor rapportage- en factureringsdoeleinden, wat in lijn is met artikel 6.1 (c) AVG.

Als u de contactpersoon bent voor een potentiële klant, verwerken we uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang bij het promoten van onze diensten en het ontwikkelen van klantrelaties, in overeenstemming met artikel 6.1 (f)  AVG.

6. Bezoekt u ons kantoor?

Bent u bezoeker op ons kantoor dan verwerken wij uw persoonsgegevens in ons bezoekersregister. Wij verwerken uw volledige naam, de onderneming waarvoor u tewerkgesteld bent alsook, indien van toepassing, de nummerplaat van uw voertuig. Deze informatie wordt verwerkt op basis van artikel 6.1 AVG, meer bepaald in het kader van interne veiligheid en preventie. Deze persoonsgegevens zijn digitaal door een beperkt aantal Alektum medewerkers toegankelijk en worden verwijderd dertig (30) dagen na uw bezoek.

In het kader van de veiligheid van onze medewerkers, bezoekers en eigendommen, maken wij gebruik van camerabewaking in onze gebouwen. Er is een beveiligingscamera geplaatst in de gang van ons kantoor te Amsterdam.

De camerabeelden worden uitsluitend gebruikt voor veiligheidsdoeleinden en worden maximaal 30 dagen bewaard, tenzij de beelden nodig zijn in het kader van een incident of onderzoek.

De verwerking van deze beelden gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG). Toegang tot de beelden is strikt beperkt tot bevoegde personen.

7.         Wij beschermen uw persoonsgegevens

Ongeacht of wij optreden als verwerker of als verwerkingsverantwoordelijke, zijn we verplicht om de persoonsgegevens te beschermen (ook in de situatie waarbij we een derde inschakelen voor de verwerking). We delen nooit persoonsgegevens met externe partijen, behalve om onze opdracht uit te voeren, het doel te realiseren waarvoor we de gegevens hebben verzameld, of wanneer we wettelijk verplicht zijn.

Binnen Alektum Group beperken we de verspreiding van persoonsgegevens door toestemmingscontrole, wat betekent dat alleen medewerkers die toegang nodig hebben voor hun werk, toegang krijgen. Onze IT-systemen en locaties waar we persoonsgegevens opslaan, zijn beschermd tegen onbevoegde toegang met firewalls, virusbescherming, beveiligde wachtwoorden, en systeemregistratie etc.

Bij uitwisseling van persoonsgegevens met een derde partij, zoals onze klant, gebruiken we altijd een veilige overdrachtsmethode. We maken ook back-ups van onze systemen om verlies van belangrijke informatie te voorkomen. Alleen bevoegd IT-personeel heeft toegang tot de datacenters waar de back-ups zich bevinden.

8. Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard?

In overeenstemming met artikel 5.1 (e) AVG verwerken we persoonsgegevens alleen voor zo lang dit nodig is om het doel te bereiken waarvoor we de persoonsgegevens in kwestie hebben verzameld. De opslagperiode varieert daarom afhankelijk van het doel waarvoor de persoonsgegevens verwerkt worden.

Alektum is verantwoordelijk voor het verwijderen, versleutelen of anonimiseren van persoonsgegevens wanneer deze niet langer nodig zijn om het vermelde doel te bereiken. We hanteren wettelijke termijnen als minimum, en als die niet bestaan, bewaren we gegevens zo lang als nodig is voor onze dienstverlening. In ieder geval worden persoonsgegevens zeven (7) jaar na het sluiten van het dossier/ de vordering verwijderd of geanonimiseerd, Tenzij wettelijke bepalingen (zoals fiscale bewaarplichten) een langere termijn vereisen.

Klantgegevens worden bewaard zo lang als nodig is voor de klantrelatie en persoonsgegevens van potentiële klanten zolang het bedrijf een potentiële klant blijft.

9. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

In voorgaande paragrafen, in het bijzonder bij het invorderingstraject beschreven in paragraaf 3.3, informeerden we u reeds over derden met wie we uw persoonsgegevens delen.

Wij delen uw persoonsgegevens onder meer met onderstaande derden:

9.1.     Onze klanten en de oorspronkelijke schuldeiser

Wanneer wij namens onze klant (uw contractpartij) de schuld invorderen, delen wij uw persoonsgegevens altijd met onze klant. Dit gebeurt op basis van het gerechtvaardigd belang, in overeenstemming met artikel 6.1 (f) AVG, aangezien het geacht wordt deel uit te maken van het oorspronkelijke doel van onze persoonsgegevensverwerking dat wij, als incassobedrijf, moeten kunnen communiceren met onze klant/opdrachtgever.

In bepaalde gevallen kunnen we uw persoonsgegevens ook terugsturen naar uw oorspronkelijke schuldeiser na cessie (zie paragraaf 4.2).

9.2.   Dienstverleners en onderaannemers

Dienstverleners en onderaannemers die door Alektum worden ingeschakeld kunnen de rol van verwerker of verwerkingsverantwoordelijke opnemen.

Verwerker

Alektum maakt gebruik van diensten van externe partijen indien wij de dienstverlening zelf niet kunnen uitvoeren. Deze bedrijven voeren hun verwerking van de persoonsgegevens uit op basis van de instructies gegevens door ons en op de door ons gespecifieerde rechtsgronden (voornamelijk algemeen belang in overeenstemming met artikel 6.1 (e) AVG of gerechtvaardigd belang in overeenstemming met artikel 6.1 (f) AVG, afhankelijk van het betreffende proces). Deze bedrijven zijn onder meer: software- en gegevensopslagbedrijven, IT-ondersteuning en systeemproviders, bedrijven die betalingen verwerken, etc.

Verwerkingsverantwoordelijke

Soms treden onze dienstverleners en onderaannemers op als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens en zijn zij dus als enige verantwoordelijk voor hun eigen verwerking. Dit betekent dat hun verwerking plaatsvindt voor een doel dat zij zelf bepalen en dat zij de rechtsgrondslag bepalen waarop de verwerking is gebaseerd. Onze overdracht van persoonsgegevens vindt plaats wanneer we niet in staat zijn om dergelijke diensten en functionaliteit zelf te leveren.

Afhankelijk van de situatie kan de rechtsgrondslag voor deze verwerking het openbaar belang zijn in overeenstemming met artikel 6.1 (e) AVG of gerechtvaardigd belang in overeenstemming met artikel 6.1 (f) AVG. Voorbeelden soorten dienstverleners en onderaannemers die namens ons, maar in de rol van verwerkingsverantwoordelijke, persoonsgegevens verwerken: advocatenkantoren, kredietbeoordelingsbureaus en gerechtsdeurwaarders.

9.3.   Alektum Group en andere incassobedrijven/ schuldinvorderaars

Alektum kan, indien u naar het buitenland verhuist, uw dossier overdragen aan een buitenlands incassokantoor (zie eerder in paragraaf 3.3.4)

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook delen binnen Alektum Group omdat wij werken met centrale diensten (bijvoorbeeld: administratie, ondersteuning, HR-diensten en/of managementfuncties). We hebben een gerechtvaardigd belang (Artikel 6.1 (f) AVG), om toegang te krijgen tot deze diensten en functionaliteiten en om deze te kunnen aanbieden.

Wij zorgen ervoor dat de verwerking in deze context noodzakelijk is en dat ons gerechtvaardigd belang zwaarder weegt dan uw recht om uw gegevens niet op basis van dit doel te laten verwerken.

9.4.  De bewindvoerder, curator of persoon in het bezit van een volmacht over u

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met de persoon die door een rechtbank is aangesteld als uw bewindvoerder of curator, of een persoon die op grond van een volmacht gerechtigd is.

Deze verwerking of overdracht van persoonsgegevens kan worden gedaan op basis van het nakomen van een wettelijke verplichting, in overeenstemming met artikel 6.1 (c) van AVG. Dit is mogelijk doordat wij, als incassokantoor, wettelijk verplicht zijn om onze activiteiten uit te voeren in overeenstemming met algemeen aanvaarde incassopraktijken, waarbij alle communicatie moet plaatsvinden met de bewindvoerder/trustee in situaties waarin een dergelijke persoon is aangesteld. Vervolgens is het ook mogelijk om uw persoonsgegevens te delen op basis van het algemeen belang, in overeenstemming met artikel 6.1 (e) van AVG omdat wij met u als schuldenaar of met uw vertegenwoordiger/beheerder moet kunnen te communiceren.

9.5.   Overheidsinstanties en rechtbanken

We kunnen uw persoonsgegevens ook doorgeven aan bijvoorbeeld rechtbanken, de politie, …

Het delen van persoonsgegevens met overheidsinstanties en rechtbanken gebeurt wanneer wij een rechtsvordering willen instellen of om de tenuitvoerlegging van een reeds ingestelde vordering willen aanvragen of in geval van een officieel onderzoek.

Afhankelijk van de situatie kan de rechtsgrondslag voor deze verwerking het algemeen belang zijn in overeenstemming met artikel 6.1 (e) AVG, het voldoen aan een wettelijke verplichting in overeenstemming met artikel 6.1 (c) AVG, of gerechtvaardigd belang in overeenstemming met artikel 6.1 (f) AVG.

10. Worden mijn persoonsgegevens doorgegeven naar andere landen?

Wij zijn een Nederlands incassokantoor (met hoofdzetel in Zweden) en uw persoonsgegevens worden daarom voornamelijk in Zweden en Nederland verwerkt. Alle verwerkte persoonsgegevens worden opgeslagen in ons centrale dossier managementsysteem in Zweden en Nederland.

Soms maken we gebruik van dienstverleners die, in de rol van verwerker of via sub-verwerkers, geheel of gedeeltelijk persoonsgegevens buiten Zweden en Nederland verwerken. In deze omstandigheden beperken we een dergelijke verwerking zoveel mogelijk tot de EU/EER, hoewel in bepaalde situaties de overdracht van persoonsgegevens ook buiten de EU/EER kan plaatsvinden, d.w.z. overdracht naar een derde land.

Een serviceprovider kan bijvoorbeeld een ondersteuningsfunctie hebben op een aantal verschillende locaties over de hele wereld om ervoor te zorgen dat de ondersteuningsfunctie 24 uur per dag beschikbaar is, in welk geval persoonsgegevens in een derde land kunnen worden verwerkt in verband met de afhandeling van een verzoek om ondersteuning. Zelfs als de verwerking van persoonsgegevens gedeeltelijk plaatsvindt in een derde land, zorgen we er altijd voor dat uw persoonsgegevens onderworpen zijn aan hetzelfde hoge niveau van bescherming, in overeenstemming met de AVG. We willen u er ook op wijzen dat uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, zoals beschreven in paragraaf 10, niet worden beïnvloed door situaties waarin de gegevens worden doorgegeven buiten de EU/EER.

Waarborgen die we bieden in verband met doorgifte buiten de EU/EER

Ongeacht of uw persoonsgegevens door ons of door één van onze serviceproviders worden verwerkt, zorgen wij voor een hoog beschermingsniveau bij een overdracht van uw gegevens en dat er passende maatregelen zijn genomen in overeenstemming met de toepasselijke vereisten voor gegevensbescherming (zoals die in de AVG). Dergelijke passende maatregelen omvatten onder meer:

• Controleren of de Europese Commissie heeft besloten dat het land buiten de EU/EER waarnaar uw persoonsgegevens worden doorgegeven een “passend” beschermingsniveau waarborgt dat gelijkwaardig is aan het beschermingsniveau dat wordt geboden door AVG (meer informatie over de landen die worden geacht een “passend beschermingsniveau” te bieden, is beschikbaar op de website van de Europese Commissie);
• Ervoor zorgen dat er een overeenkomst die de standaardbepalingen voor gegevensbescherming van de Europese Commissie bevat, is gesloten tussen ons en de ontvanger van de persoonsgegevens buiten de EU/EER, of controleren dat er een overeenkomst die dergelijke standaardbepalingen voor gegevensbescherming bevat, is gesloten tussen onze serviceprovider en de ontvanger.

Dit betekent dat de ontvanger garandeert dat uw persoonsgegevens nog steeds onderworpen zijn aan hetzelfde beschermingsniveau dat wordt geboden door de AVG. In deze situaties beoordelen we ook of er wetgeving is in het ontvangende land die van invloed kan zijn op de bescherming van uw persoonsgegevens, of we controleren of een dergelijke beoordeling is uitgevoerd door onze serviceprovider.

11.      U heeft controle over uw persoonsgegevens – dit zijn uw rechten

De AVG kent u de volgende rechten toe met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op informatie ( artikel 13-14)

U hebt het recht om informatie te ontvangen over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken. Onze informatie over onze verwerking van persoonsgegevens is beschikbaar in dit Privacy Beleid.

Recht op inzage (artikel 15)

U hebt het recht om informatie op te vragen over de persoonsgegevens die wij van u verwerken en hoe deze gegevens worden verwerkt. U hebt ook het recht om een kopie van de door ons verwerkte persoonsgegevens op te vragen.

Recht op rectificatie ( artikel 16)

U hebt het recht om zonder onnodige vertraging uw gegevens te verbeteren en ons te vragen om uw onvolledige gegevens aan te vullen door ons correcte gegevens te verstrekken.

Recht op wissen (“recht op vergetelheid”) (artikel 17)

U hebt te allen tijde het recht om te verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als de verwerking niet langer relevant is in verhouding tot het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, of als u bezwaar maakt tegen verwerking die is gebaseerd op een beoordeling van gerechtvaardigd belang.

Recht op beperking van de verwerking (artikel 18)

U hebt het recht om te verzoeken dat bepaalde verwerking van uw gegevens wordt beperkt, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens ( artikel 20)

Als u toestemming hebt gegeven of als onze verwerking is gebaseerd op een contract, hebt u het recht om de persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die u ons hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine leesbaar formaat, om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of om onze hulp te ontvangen bij het overdragen van de gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch haalbaar is.

Recht op bezwaar (artikel 21).

U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die is gebaseerd op artikel 6.1 (e) (openbaar belang) of (f) (gerechtvaardigd belang), inclusief profilering op basis van deze bepalingen.

Recht met betrekking tot geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering (artikel 22)

U hebt het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde beslissing, waaronder profilering, die rechtsgevolgen voor u heeft of u in aanzienlijke mate treft.

Uw rechten uitoefenen

Als u één van bovenstaande rechten wil uitoefenen, kunt u contact opnemen met onze dienst Privacy via privacy@alektumgroup.nl of stuur een brief aan: Alektum BV t.a.v. dienst Privacy, Transformatorweg 98-6, 1014 AK Amsterdam.

Mogen wij u vragen om in uw aanvraag volgende informatie te verstrekken:

• Uw contactgegevens (naam, voornaam, volledig adres, telefoonnummer en e-mailadres)
• Uw dossiernummer
• Welk recht u wenst uit te oefenen
  • Recht op inzage
  • Recht op informatie
  • Recht op gegevenswissing
  • Recht op beperking van de verwerking
  • Recht op dataportabiliteit
  • Recht op correctie van gegevens
  • Bezwaar tegen geautomatiseerde verwerking en profiling
  • Indien er nog twijfel bestaat over uw identiteit bij de aanvraag kunnen wij steeds een kopie van uw identiteitskaart opvragen (u mag hierbij de gegevens die niet vereist zijn tot uw identificatie zwart markeren). Deze kopie wordt na identificatie onmiddellijk gewist.

12. Bent u niet tevreden over onze verwerking van uw persoonsgegevens?

Heeft u vragen of klachten over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens?

Neem dan contact op met de Data Protection Officer van Alektum en stuur een e-mail naar privacy@alektumgroup.nl of stuur een brief aan: Alektum BV t.a.v. DPO, Transformatorweg 98-6, 1014 AK Amsterdam.

Als u niet tevreden bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u tevens contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ DEN HAAG of via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/.